Hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử cho công ty thành viên
I. Giới thiệu về Văn Phòng Điện Tử PD Software
Văn Phòng Điện Tử PD Software là một giải pháp phần mềm dùng chung trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý công văn , văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Phần mềm được thiết kế với giao diện Web hoàn toàn tiếng Việt nên rất thân thiện với người sử dụng. Tiêu chí của Văn Phòng Điện Tử PD Software là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người sử dụng dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn. Văn Phòng Điện Tử PD Software thay đổi cách phân phối công văn và cách giao việc truyền thống bằng một giải pháp hiện đại: Từ máy tính của mình, văn thư cập nhật và phân phối công văn đến các bộ phận. Lãnh đạo các bộ phận xem xét công văn và phân chia công việc đến các nhân viên. Tìm kiếm tổng hợp công văn một cách nhanh chóng theo loại, sổ, số văn bản, cơ quan ban hành…
Quy trình xử lý văn bản đến
Quy trình xử lý văn bản đi
II. Mục tiêu của Văn Phòng Điện Tử PD Software
Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin. Cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời. Xây dựng hệ thống quản lý, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng phân luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị. Văn Phòng Điện PD Software cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, người sử dụng có thể truy cập tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối Internet. Xây dựng một văn phòng không giấy tờ, giúp lãnh đạo có thể trao đổi với nhân viên, phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời. Giúp người sử dụng lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính. Đồng thời thông qua hệ thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó. Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin điều hành giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp. Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin. Mang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất giúp giải quyết công việc tại cơ quan, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong cơ quan. Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính.
Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.
III. Lợi ích của Văn Phòng Điện Tử PD Software
- Lãnh đạo
- Điều hành và quản lý từ xa, mọi lúc mọi nơi
- Quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch
- Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác
- Tạo môi trường công việc dân chủ, trao đổi công khai…
- Chuyên viên
- Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý
- Nắm bắt nhanh chóng các công việc của lãnh đạo giao
- Báo cáo công việc kịp thời
- Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân…
- Văn thư
- Phân phối văn bản đơn giản
- Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin khi cần Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng
- Hỗ trợ in báo cáo văn bản, lập sổ văn bản
- Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời…
III. Các chức năng của phần mềm Văn Phòng Điện Tử PD Software
- Quản lý và phân phối văn bản
Công văn đến đơn vị được văn thư số hóa trình lãnh đạo xem xét và cho ý kiến xử lý, sau đó chuyển đến các phòng ban chức năng ký nhận và phản hồi. Chuyên viên tại các bộ phận có thể xem nội dung công văn phân phối đến bộ phận mình. Lãnh đạo các bộ phận xem xét và giao việc trực tiếp cho nhân viên cấp dưới thực hiện. Tất cả các thao tác đều thông qua Văn Phòng Điện Tử
- Quản lý và phân phối xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo
Các chức năng của modul:
- Tiếp nhận đơn thư khiếu nại tố cáo.
- Phân công xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo.
- Thụ lý đơn thư khiếu nại tố cáo.
- Tra cứu thông tin đơn thư kiếu nại tố cáo.
- Thống kê báo cáo về thực hiện tiếp nhận, xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo
- Quản lý lịch công tác
Xây dựng kế hoạch làm việc chung của công ty hàng tuần, kế hoạch công việc của từng công trình, dự án của chi nhánh, phòng ban, bộ phận theo tuần, theo tháng. Sử dụng lịch cơ quan để thay thế cho các phương tiện truyền thông cũ như bảng thông bảo, bảng kế hoạch công tác của cơ quan, của các phòng ban. Việc xem kế hoạch công tác chung của cơ quan trên mang sẽ thuận lợi và tiện dụng hơn so với cách làm truyền thống. Người sử dụng có thể xem kế hoạch công việc của tuần hiện tại hoặc trong tuần tới hoặc xem lại kế hoạch công việc đã diễn ra.
- Quản lý hồ sơ, trình duyệt văn bản
Cho phép nhân viên cấp dưới gửi hồ sơ các bản nháp đang soạn thảo trình cho lãnh đạo hoặc các cá nhân xem xét và đóng góp ý kiến hoàn thiện. Lãnh đạo hoặc cá nhân được gửi xem xét và đóng góp có thể ghi chú các ý kiến thảo luận của mình để hoàn thiện hồ sơ.
- Trao đổi thông tin điều hành tác nghiệp
Là nơi trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp của đơn vị. Lãnh đạo, chuyên viên có thể truyền đạt các chỉ đạo, công việc của mình đến nhau một cách dễ dàng thông qua trình gửi tin trực tiếp (chatting).
- Tự động báo tin
Văn Phòng Điện Tử PD Software xây dựng trên tiêu chí tự động thông báo cho người sử dụng nhận công văn, công việc…khi có dữ liệu mới phát sinh, giúp người dùng có thể nắm bắt và kịp thời xử lý công việc.
- Tìm kiếm, khai thác thông tin
Tra cứu công văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí: tra cứu công văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc, tra cứu chi tiết theo tính chất công văn theo thời gian đến, đi… Tìm kiếm công văn theo từ khóa, ngày tháng, nơi ban hành, theo dự án…tạo điều kiện thuận lợi cho các chuyên viên xử lý các vấn đề nghiệp vụ. Lập báo cáo tổng hợp thống kê công văn đến, công văn đi.